弊社は、損害保険業を支えるシステムに対する社会の信頼をより向上させるため、「個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」といいます。）」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下、「マイナンバー法」といいます。）」、その他の関係法令・ガイドラインや東京海上グループプライバシーポリシーおよび日新火災プライバシーポリシーを遵守し、以下のとおり個人情報ならびに個人番号および特定個人情報（以下、個人番号および特定個人情報を総称して「特定個人情報等」といいます。）を適正に取り扱います。
なお、本プライバシーポリシーの記載内容については、適宜見直しを行ない、改善に努めていきます。
（＊）本プライバシーポリシーにおいて、「個人情報」および「個人データ」は、特定個人情報等を除くものをいいます。
１．個人情報の取得について
（特定個人情報等につきましては下記「７．特定個人情報等の取扱いについて」をご覧ください。）
弊社は、業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。
２．個人情報の利用目的について
（特定個人情報等につきましては下記「７．特定個人情報等の取扱いについて」をご覧ください。）
弊社は、取得した個人情報を以下の業務に必要な範囲内で利用します。利用目的は、個人情報を取得するときにご本人のご了解をいただきます。
なお、利用目的の変更は、関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面等により通知します。
（１）他の事業者（主として日新火災海上保険株式会社）から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務
（２）問い合わせ、依頼等への対応
（３）その他、上記に付随する業務ならびに弊社の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務
３．個人データの第三者への提供および第三者からの取得について
（特定個人情報等につきましては下記「７．特定個人情報等の取扱いについて」をご覧ください。）
弊社は、個人データを第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
（５）当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く）
また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供・取得経緯等確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。
４．個人データおよび特定個人情報等の取扱いの委託
弊社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データおよび特定個人情報等の取扱いを外部に委託することがあります。弊社が外部に個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定めて適切な委託先を選定し、委託契約を締結し、委託先における個人データの取扱い状況を含む情報管理体制を確認する等委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
弊社では、例えば次のような業務に関連して、個人データの取扱いを委託しています。（（２）については特定個人情報等を含みます。）
(１)給与支給事務等に関わる業務
(２)支払調書等の作成および提出に関わる業務
(３)情報システムの保守・運用に関わる業務
５．グループ会社および提携先企業との共同利用について
（特定個人情報等につきましては共同利用を行いません。）
弊社は、上記２．(１)から(３)に記載した利用目的のために、親会社の日新火災、東京海上グループ各社および提携先企業との間で、以下のとおり個人データを共同利用します。
(１)個人データの項目
住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、その他申込書等に記載された契約内容および事故状況、保険金支払状況等の内容、健康診断に関する情報、運転適性診断に関する情報、トライブレコーダーに記録された情報等
(２)個人データ管理責任者
日新火災情報システム株式会社（住所および代表者の氏名等については以下のウェブサイトをご覧ください。）
（https://www.nisshin-info.co.jp/）
※弊社のグループ会社および提携先企業については、下記「12．会社一覧」をご覧ください。
６．センシティブ情報の取扱いについて
弊社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する情報（本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報保護法第57条第１項各号もしくは同法施行規則第６条各号に掲げる者により公開されているもの、および、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。）を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。
７．特定個人情報等の取扱いについて
特定個人情報等は、マイナンバー法により利用目的が限定されており、弊社は、その目的を超えて取得・利用しません。
弊社は、マイナンバー法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。
８．個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等について
個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示（第三者提供記録の開示を含む）・訂正等・利用停止等に関するご請求（以下、「開示等請求」といいます。）については、下記「11．お問い合わせ窓口」にご請求ください。ご請求者がご本人であることをご確認させていただくとともに、弊社所定の書式にご記入いただいたうえで手続を行い、後日回答します。利用目的の通知請求および開示請求については、弊社所定の手数料をいただきます。
９．安全管理措置について
弊社は、取り扱う個人データおよび特定個人情報等の正確性および最新性を確保するための適切な措置、並びに個人データおよび特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止等を目的とした安全管理措置を以下のとおり講じるとともに、適宜見直し改善いたします。
（基本方針の策定）弊社の個人情報取扱規程に基づき、本書において、当社の名称、安全管理措置に関する質問及び苦情処理の窓口、個人データの安全管理に関する宣言、基本方針の継続的改善の宣言、関係法令遵守の宣言、等についての基本方針を策定
（個人データの取扱いに係る規律の整備）弊社の個人情報取扱規程において、個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備
（組織的安全管理措置）個人情報の管理に関する責任者の設置、個人情報の取扱状況の点検および監査体制の整備と実施、漏えい事案等に対する態勢の整備、等を実施
（人的安全管理措置）従業者との「非開示契約」の締結、就業規則等の整備、従業者への周知徹底および研修、等を実施
（物理的安全管理措置）紛失・盗難を防ぐための書類・外部媒体等の施錠保管、個人情報廃棄時の裁断・焼却・溶解・消去、データ管理者の承諾なく個人情報を持ち運ぶことの禁止、持ち運ぶ場合の件数制限、等の措置を実施
（技術的安全管理措置）不正アクセスを防止するための強固なパスワードの使用、IDの共有禁止、暗号化設定可能な機器の使用、等の措置を実施
10．仮名加工情報・匿名加工情報の取扱いについて
弊社は、仮名加工情報および匿名加工情報を作成する場合には、法令で定める基準に従って、適正に取扱います。
11．お問い合わせ窓口
弊社は、個人情報、特定個人情報等の取扱いに関する苦情およびご相談に対し適切かつ迅速に対応します。
弊社の個人情報、特定個人情報等の取扱いならびに個人データ、特定個人情報等の安全管理措置に関するご照会、ご相談は、下記までお問い合わせください。
【お問い合わせ先】
日新火災情報システム株式会社 人事総務部
〈電話番号〉 (048) 834-1382
〈受付時間〉 午前9時～午後5時（土日祝休日、年末年始を除く）
住所および代表者の氏名等については以下のウェブサイトの会社概要をご覧ください。
（https://www.nisshin-info.co.jp/company/ ）
12．会社一覧
「５．グループ会社および提携先企業との共同利用について」における、グループ会社および提携先企業は、下記のとおりです。
(１)親会社：日新火災海上保険株式会社
https://www.nisshinfire.co.jp/company/
日新火災のグループ会社は以下のとおりです。
【保険関連事業】
ユニバーサルリスクソリューション株式会社 …… リスクコンサルタント事業
日新火災インシュアランスサービス株式会社 …… 保険代理業
【事務代行等関連事業】
日新火災総合サービス株式会社 ……荷造・印刷・製本・集配業務
弊社（日新火災情報システム株式会社） …… 損害保険業務支援システムの開発・保守および運用全般
（２）グループ会社：東京海上ホールディングスのグループ会社は以下のウェブサイトをご覧ください。
（https://www.tokiomarinehd.com/company/about/index.html）
（３）提携先企業：弊社が個人データを共同利用している提携先企業はございません。
(注)以上の内容は、弊社業務に従事している者の個人情報、特定個人情報等については対象としていません。